Communication
Cette page est un mémo pour toutes les actions de communication à mener, par exemple pour une conférence Guilde, avant et après l'évènement.
Avant l'évènement
Règles générales
Plus on communique tôt, mieux c'est. Au pire si c'est trop tôt (jamais arrivé ;-), il vaut mieux faire plusieurs annonces (genre J-60, J-30, J-15, J-7), qu'une seule.
Communication électronique
- Le site web à modifier (par un webmaster), avec :
- ajouter une entrée dans rencontres/rencontres.inc
- créer un répertoire rencontres/AAAAMMJJ et un fichier index.php dedans (reprendre celui d'une rencontre passée est une bonne solution ;-)
- 1 section factuelle : titre court, date, heure, lieu, intervenants
- 1 section résumé : 1 ou 2 paragraphes d'explications, ou le plan, et la présentation de l'intervenant (titre, qualité...)
- 1 section compte-rendu : à remplir après la conf
- L'annonce sur la liste de diffusion guilde-annonce@guilde.asso.fr. Ne pas oublier de l'approuver.
- L'annonce sur l'Agenda du Libre.
Elle est validée par un modérateur ; ça peut prendre plusieurs jours. Il faut un descriptif assez détaillé, mais niveau débutant. En général, ils apprécient qu'il y ait des liens, surtout vers Wikipedia. Exemple d'annonce type :
<p><b>Machines à voter : démocratie en danger</b> Dans le cadre des conférences mensuelles de la <a href="http://www.guilde.asso.fr">Guilde</a>, le LUG de la région grenobloise, une conférence-débat qui sort un peu du strict cadre du logiciel libre pour se placer dans celui, plus vaste, des libertés numériques. Seront abordées les questions techniques et démocratiques soulevées par les machines à voter et plus largement le <a href="http://fr.wikipedia.org/wiki/Vote_électronique">vote électronique</a>. Conférence animée par Stéphane Morico, membre de la Guilde, et Laurent Godard, initiateur de <a href="http://voreppe.citoyen.free.fr/dotclear/">Voreppe Citoyen</a>, avec la participation de <a href="http://gikuntz.free.fr/?p=73">Gilles Kuntz</a>, conseiller municipal de Grenoble ayant obtenu l'abandon du projet d'achat de machines de vote par la commune. </p>
- L'annonce sur Dinoutoo : efficacité inconnue !
Journaux
Le Petit Bulletin
Envoyer l'annonce à agenda point grenoble à petit-bulletin point fr, 8 jours avant parution. Si la conférence est un mercredi, demander à ce que l'annonce passe dans les deux numéros encadrant la date. Exemple d'annonce type :
Machines de vote : progrès technique, recul démocratique Conférence-débat organisée par l'association Guilde ENSIMAG, Campus, SMH mer 23 mai à 19h30, entrée libre http://www.guilde.asso.fr
Le Dauphiné Libéré
Sortir
Radios locales
- Campus Grenoble : contact@campusgrenoble.org
- Alpes 1 redac@alpes1.com (Marie Carier)
Leur envoyer une copie texte de l'annonce sur le site (titre-date-lieu + résumé)
Affiches
- Déposer le PDF sur la page web de l'évènement, et encourager tout le monde à l'imprimer/afficher
- Faire des affiches aux formats A4 et A3, en couleurs si on a les moyens.
- Organiser un point de distribution des affiches suffisamment à l'avance
- Répartir entre les volontaires les quartiers et points importants à couvrir :
- Ville :
- Maison du tourisme
- Bibliothèques
- Maisons de quartier
- Maison des associations, associations amies (Cap Berriat...)
- Magasins d'informatique
- Campus
- ENSIMAG, UFRIMA
- tous les autres UFR et écoles d'ingénieurs
- BU Sciences (et lettres, pour le fun)
- EVE
- CROUS : RU, Résidences
- Ville :
Communication institutionnelle
Normalement, c'est le boulot du secrétaire (ou du président), qui a une liste de personnes "importantes" à contacter par courrier papier.
- élus
- présidents ou directeurs d'organismes (autres associations, ENSIMAG...)
Après l'évènement
Sur le site
Remplir la partie compte-rendu :
- déposer les supports du ou des intervenants
- éventuellement, photos, enregistrement audio, vidéo
- éventuellement liens complémentaires
- éventuellement, un petit commentaire (public nombreux ou pas, ambiance...)
Remerciements
Le lendemain, remercier par mail :
- l'orateur s'il n'est pas un "membre habituel" (en profiter pour lui demander ses supports)
- les éventuels invités institutionnels qui se seraient déplacés
- ceux qui ne se sont pas déplacés, mais qui ont envoyé un mot pour s'excuser ; leur indiquer les supports disponibles