Communication

Cette page est un mémo pour toutes les actions de communication à mener, par exemple pour une conférence Guilde, avant et après l'évènement.

Avant l'évènement

Règles générales

Plus on communique tôt, mieux c'est. Au pire si c'est trop tôt (jamais arrivé ;-), il vaut mieux faire plusieurs annonces (genre J-60, J-30, J-15, J-7), qu'une seule.

Communication électronique

• Le site web à modifier (par un webmaster), avec :
  • ajouter une entrée dans rencontres/rencontres.inc
  • créer un répertoire rencontres/AAAAMMJJ et un fichier index.php dedans (reprendre celui d'une rencontre passée est une bonne solution ;-)
    • 1 section factuelle : titre court, date, heure, lieu, intervenants
    • 1 section résumé : 1 ou 2 paragraphes d'explications, ou le plan, et la présentation de l'intervenant (titre, qualité...)
    • 1 section compte-rendu : à remplir après la conf

• L'annonce sur la liste de diffusion guilde-annonce@guilde.asso.fr. Ne pas oublier de l'approuver.

• L'annonce sur l'Agenda du Libre.

Elle est validée par un modérateur ; ça peut prendre plusieurs jours. Il faut un descriptif assez détaillé, mais niveau débutant. En général, ils apprécient qu'il y ait des liens, surtout vers Wikipedia. Exemple d'annonce type :

  <p><b>Machines à voter : démocratie en danger</b>
  Dans le cadre des conférences mensuelles de la <a 
  href="http://www.guilde.asso.fr">Guilde</a>, le LUG de la région
  grenobloise,
  une conférence-débat qui sort un peu du strict cadre du logiciel
  libre pour se placer dans celui, plus vaste, des libertés numériques.
  Seront abordées les questions techniques et démocratiques soulevées
  par les machines à voter et plus largement le
  <a href="http://fr.wikipedia.org/wiki/Vote_électronique">vote
  électronique</a>.
  Conférence animée par Stéphane Morico, membre de la Guilde, et
  Laurent Godard, initiateur de <a
  href="http://voreppe.citoyen.free.fr/dotclear/">Voreppe Citoyen</a>,
  avec la participation de <a
  href="http://gikuntz.free.fr/?p=73">Gilles Kuntz</a>, conseiller
  municipal de Grenoble ayant obtenu
  l'abandon du projet d'achat de machines de vote par la commune.
  </p>

• L'annonce sur Dinoutoo : efficacité inconnue !

Presse locale

Le Petit Bulletin

Envoyer l'annonce à agenda point grenoble à petit-bulletin point fr, 8 jours avant parution. Si la conférence est un mercredi, demander à ce que l'annonce passe dans les deux numéros encadrant la date. Exemple d'annonce type :

 TITRE : Sous-titre
 Conférence-débat organisée par l'association Guilde
 ENSIMAG, Campus, SMH
 mer 23 mai à 19h30, entrée libre
 http://www.guilde.asso.fr

Autre possibilité : par formulaire web (plus précis)

Grenoble&moi

grenoble@grenobleetmoi.com ou mmartinez@grenobleetmoi.com

Le Dauphiné Libéré

FIXME

Sortir

FIXME

Presse spécialisée

Si c'est un gros évènement, penser aux revues spécialisées, plusieurs mois à l'avance :

• Linux Magazine
• Linux Pratique

Radios et télé locales

Leur envoyer une copie texte de l'annonce sur le site (titre-date-lieu + résumé) + URL.

• France Bleu Isère FIXME : contact local ?
• Campus Grenoble : contact@campusgrenoble.org
• Alpes 1 redac@alpes1.com (Marie Carier)

• Télégrenoble ? FIXME

Affiches

• Déposer le PDF sur la page web de l'évènement, et encourager tout le monde à l'imprimer/afficher
• Faire des affiches aux formats A4 et A3, en couleurs si on a les moyens.
• Organiser un point de distribution des affiches suffisamment à l'avance
• Répartir entre les volontaires les quartiers et points importants à couvrir :
  • Ville :
    • Maison du tourisme
    • Bibliothèques
    • Maisons de quartier
    • Maison des associations, associations amies (Cap Berriat...)
    • Magasins d'informatique
  • Campus
    • ENSIMAG, UFRIMA
    • tous les autres UFR et écoles d'ingénieurs
    • BU Sciences (et lettres, pour le fun)
    • EVE
    • CROUS : RU, Résidences

Communication institutionnelle

Normalement, c'est le boulot du secrétaire (ou du président), qui a une liste de personnes "importantes" à contacter par courrier papier.

• élus
• présidents ou directeurs d'organismes (autres associations, ENSIMAG...)

Le jour de l'évènement

Penser à apporter les supports de communication !

À afficher (éventuellement)

• la bannière Guilde
• les posters à afficher (Fiches libres ALDIL)

À distribuer / vendre

• les fiches libres
• les livrets du libre
• les fiches de présentation / adhésion Guilde (encaissements !)
• les tee-shirts à vendre !

Présentation

S'il y a du public "non habitué", le président (ou autre) fait une rapide présentation de l'association (Merci d'être venus si nombreux ce soir...) avant d'introduire le sujet et l'orateur.

Après l'évènement

Sur le site

Remplir la partie compte-rendu :

• déposer les supports du ou des intervenants
• éventuellement, photos, enregistrement audio, vidéo
• éventuellement liens complémentaires
• éventuellement, un petit commentaire (public nombreux ou pas, ambiance...)

Remerciements

Le lendemain, remercier par mail :

• l'orateur s'il n'est pas un "membre habituel" (en profiter pour lui demander ses supports)
• les éventuels invités institutionnels qui se seraient déplacés
• ceux qui ne se sont pas déplacés, mais qui ont envoyé un mot pour s'excuser ; leur indiquer les supports disponibles