Communication

Cette page est un mémo pour toutes les actions de communication à mener, par exemple pour une conférence Guilde, avant et après l'évènement.

Avant l'évènement

Règles générales

Plus on communique tôt, mieux c'est. Au pire si c'est trop tôt (jamais arrivé ;-), il vaut mieux faire plusieurs annonces (genre J-60, J-30, J-15, J-7), qu'une seule.

Communiqué de presse

Le première chose à faire est de rédiger un communiqué de presse qui sera envoyé à l'ensemble des annonceurs listés ci-dessous ;

Il faut un descriptif assez détaillé, mais niveau débutant. En général, dans une version électronique, les liens sont appréciés, surtout vers Wikipedia. Exemple de communiqué type :

  <p><b>Machines à voter : démocratie en danger</b>
  Dans le cadre des conférences mensuelles de la <a 
  href="http://www.guilde.asso.fr">Guilde</a>, le LUG de la région
  grenobloise,
  une conférence-débat qui sort un peu du strict cadre du logiciel
  libre pour se placer dans celui, plus vaste, des libertés numériques.
  Seront abordées les questions techniques et démocratiques soulevées
  par les machines à voter et plus largement le
  <a href="http://fr.wikipedia.org/wiki/Vote_électronique">vote
  électronique</a>.
  Conférence animée par Stéphane Morico, membre de la Guilde, et
  Laurent Godard, initiateur de <a
  href="http://voreppe.citoyen.free.fr/dotclear/">Voreppe Citoyen</a>,
  avec la participation de <a
  href="http://gikuntz.free.fr/?p=73">Gilles Kuntz</a>, conseiller
  municipal de Grenoble ayant obtenu
  l'abandon du projet d'achat de machines de vote par la commune.
  </p>

Communication électronique

• Le site web à modifier (par un webmaster), avec :
  • ajouter une entrée dans rencontres/rencontres.inc
  • créer un répertoire rencontres/AAAAMMJJ et un fichier index.php dedans (reprendre celui d'une rencontre passée est une bonne solution ;-)
    • 1 section factuelle : titre court, date, heure, lieu, intervenants
    • 1 section résumé : 1 ou 2 paragraphes d'explications, ou le plan, et la présentation de l'intervenant (titre, qualité...)
    • 1 section compte-rendu : à remplir après la conf

• L'annonce sur la liste de diffusion guilde-annonce@guilde.asso.fr. Ne pas oublier de l'approuver.

• L'annonce sur l'Agenda du Libre. Elle est validée par un modérateur ; ça peut prendre plusieurs jours.

• L'annonce sur Linuxfr (compte nécessaire). Thème=LUG, Section=Infos locales, Titre=Grenoble : conférence <foobar> le <date>

• L'annonce sur Dinoutoo : efficacité inconnue !

Presse locale

Le Petit Bulletin

Hebdomadaire culturel gratuit du mercredi

12 rue ampère - 04 76 84 44 60 - grenoble(a)petit-bulletin.fr - redaction(a)petit-bulletin.fr - Coordonnées de contact

Contact direct pour un événement/agenda : agenda.grenoble(a)petit-bulletin.fr Patrice COEYTAUX (Service Agenda) Formulaire de contact Agenda ... règles de rédaction de l'annonce à respecter pour pouvoir figurer dans leur agenda et délais à respecter (parution le mercredi mais notre annonce doit leur parvenir le mardi de la semaine précédente)

Je suis passé par le formulaire web de leur site web pour annoncer la conférence du 29/09/08 mais l'email automatique de confirmation de reception semble avoir supprimé certaines parties du contenu du formulaire. Dans le doute, je suis finalement passé par leur e-mail direct (et j'ai une une confirmation de bonne réception par Patrice COEYTAUX)

Grenoble&moi

Hebdomadaire generaliste gratuit du jeudi

grenoble(a)grenobleetmoi.com ou mmartinez(a)grenobleetmoi.com (Mélanie MARTINEZ) - 33 avenue Felix Viallet - 04 76 26 97 00 - Coordonnées de "Contact"

Le Dauphiné Libéré

Quotidien généraliste payant

40 av Alsace Lorraine - 04 76 88 71 00 - Formulaire de contact

GRENEWS

www.grenews.com/ - 04 76 88 71 00 - Hebdo gratuite du mercredi (= Version web du Dauphiné Libéré ?)

Les Affiches

Hebdomadaire généraliste payant du vendredi

6, avenue de l'Europe 38029 Grenoble - 04 76 84 32 00 - Coordonnées de "Contact" - Caroline FOUCHÉ - redaction@affiches.fr

Leur agenda de la semaine est ensuite disponible au format PDF sur leur site web.

Sortir

Je ne trouve pas leurs coordonnées (ni google, ni pagesjaunes) ... branche du Dauphiné Libéré ???

Les Antennes

Bimensuel associatif "citoyen" et gratuit (30 000 exemplaires) - Projet alternatif mais "grand public"

04 38 12 90 59 Association Composite, 1 rue Montorge, 38000 Grenoble - lesantennes@laposte.net - Coordonnées de contact

Equipe de rédaction

Leur page web "Manifestations, conférences, rencontres,..."

Presse spécialisée

Si c'est un gros évènement, penser aux revues spécialisées, plusieurs mois à l'avance :

• Linux Magazine
• Linux Pratique

Radios locales

Leur envoyer une copie texte de l'annonce sur le site (titre-date-lieu + résumé) + URL.

• France Bleu Isère FIXME : contact local ?
• Campus Grenoble : contact@campusgrenoble.org
• Alpes 1 redac@alpes1.com (Marie Carier)

Télés locales

Télégrenoble ?

04 76 00 77 77 - ZA Technisud - 109 rue Hilaire-de-Chardonnet -

redaction@telegrenoble.net - www.telegrenoble.net/ ... lien "contact" pour voir les coordonnées des contacts dans une pop-up

France 3 Rhône-Alpes-Auvergne

04 76 01 40 00 - 15 av. Grand Sablon -

http://rhone-alpes-auvergne.france3.fr/ ... avec un formulaire pour rechercher les annonces de conférences et salons Impossible de trouver leur e-mail sur leur site web

Affiches

• Déposer le PDF sur la page web de l'évènement, et encourager tout le monde à l'imprimer/afficher et à s'inscrire sur la page DiffusionAffiches
• Pour un mémo des points à couvrir, voir ce même DiffusionAffiches
• Faire des affiches aux formats A4 et A3, en couleurs si on a les moyens.
• Si impression centralisée, organiser un point de distribution des affiches suffisamment à l'avance

Communication institutionnelle

Normalement, c'est le boulot du secrétaire (ou du président), qui a une liste de personnes "importantes" à contacter par courrier papier.

• élus
• présidents ou directeurs d'organismes (autres associations, ENSIMAG...)

Le jour de l'évènement

Penser à apporter les supports de communication !

À afficher (éventuellement)

• la bannière Guilde
• les posters à afficher (Fiches libres ALDIL)

À distribuer / vendre

• les fiches libres
• les livrets du libre
• les fiches de présentation / adhésion Guilde (encaissements !)
• les tee-shirts à vendre !

Présentation

S'il y a du public "non habitué", le président (ou autre) fait une rapide présentation de l'association (Merci d'être venus si nombreux ce soir...) avant d'introduire le sujet et l'orateur.

Après l'évènement

Sur le site

Remplir la partie compte-rendu :

• déposer les supports du ou des intervenants
• éventuellement, photos, enregistrement audio, vidéo
• éventuellement liens complémentaires
• éventuellement, un petit commentaire (public nombreux ou pas, ambiance...)

Remerciements

Le lendemain, remercier par mail :

• l'orateur s'il n'est pas un "membre habituel" (en profiter pour lui demander ses supports)
• les éventuels invités institutionnels qui se seraient déplacés
• ceux qui ne se sont pas déplacés, mais qui ont envoyé un mot pour s'excuser ; leur indiquer les supports disponibles